La Unidad de Registros y Consultas estructura y custodia un registro de información absolutamente confidencial que, por su naturaleza, resulte útil para las investigaciones de las policías y del Ministerio Público.
Con las salvedades de orden constitucional y legal para cumplir sus cometidos, esta Unidad tiene acceso a los archivos que contienen el nombre y la dirección de los abonados del Instituto Costarricense de Electricidad, al archivo criminal del Organismo de Investigación Judicial (OIJ), al archivo obrero-patronal de la CCSS y a cualquier fuente o sistema de información, documento, instrumento, cuenta o declaración de todas las instituciones, públicas o privadas.
La información obtenida se destina al uso exclusivo de las policías y del Ministerio Público, que la consultan bajo la supervisión del jefe de esta Unidad, quien registra el nombre completo del consultante, la hora, la fecha y el motivo de la consulta.
Con el propósito de mantener actualizado el registro de información, las policías que realicen investigaciones por los delitos de narcotráfico, deben remitir al Instituto el informe de policía, inmediatamente después de haberlo presentado al Ministerio Público para la respectiva investigación preparatoria.
La estructura técnica y administrativa de la Unidad de Registros y Consultas se dispone reglamentariamente.
La Unidad de Registros y Consultas tiene las siguientes funciones:
a) Identificar las necesidades de información por parte de los usuarios y atender sus solicitudes de acuerdo con las normas establecidas.
b) Ejercer el control de calidad durante todo el proceso de recolección y procesamiento de la información, con el fin de asegurar la confiabilidad de los datos.
c) Administrar los recursos de tecnología de información asignados a la Unidad, en coordinación con la Unidad de Informática.
d) Cumplir todas las funciones que en el futuro se consideren necesarias para alcanzar los objetivos de la Institución.